O trabalho de catalogação e digitalização do acervo documental que a Assembleia Legislativa vem realizando desde 2016 tornou-se referência para uma das mais importantes instituições de preservação da história potiguar: o Instituto Histórico e Geográfico do Rio Grande do Norte (IHGRN). Por meio de um convênio, o Legislativo do RN está contribuindo com recursos financeiros para que o instituto também possa digitalizar parte do seu acervo.
Mais antigo guardião da nossa cultura, criado em 1902, o IHGRN preserva cerca de 50 mil títulos e documentos, alguns com até 300 anos. São cartas de sesmarias, escrituras, declarações, jornais, periódicos, obras raras e outras relíquias que retratam a história do nosso povo potiguar, na sede criada há 116 anos.
Mesmo sendo uma das maiores referências na cultura e na pesquisa histórica do Estado, o instituto é uma entidade civil sem fins lucrativos. Apesar de já ter sido declarado como de utilidade pública, o órgão não dispõe de receitas condizentes com a importância do papel que desempenha.
“Essa digitalização é a coisa mais importante que o Instituto pode fazer. Além de preservar, dará condição para que o pesquisador, de onde estiver, possa fazer a sua pesquisa, o seu estudo. O nosso acervo é o coração da instituição, a sua razão de ser, o restante aqui são paredes. Na hora em que se trata bem, limpa, organiza, digitaliza, estamos cuidando da parte mais importante da instituição e é para isso que estamos lutando”, afirma o presidente do IHGRN, Ormuz Barbalho Simonetti.
Primeiros documentos jurídicos do Estado, as sesmarias são um exemplo. Nesses registros de terras datados de 1640 constam informações valiosas sobre o local em que se vivia, registros pessoais, familiares e sobre a propriedade e a mão de obra. Segundo Ormuz, esse trabalho já deveria ter sido iniciado há 40 anos.
Com o convênio, no valor inicial de R$ 300 mil, a Assembleia Legislativa do RN irá contribuir para a implantação do processo organizacional. Já foram repassados cerca de R$ 100 mil e o cronograma de trabalho segue com o cumprimento de várias fases, envolvendo a contratação de pessoal para atuar na organização, catalogação e recolocação.
O processo envolve várias etapas. Antes de serem digitalizados, os documentos selecionados passarão por um tratamento que inclui higienização, classificação, catalogação e localização.
Atualmente uma comissão interna de servidores está atuando na separação de obras que serão descartadas por já não fazerem parte do acervo, mas que, por seu valor, serão doadas a escolas e instituições.
Até 2012, uma parte de patrimônio documental do instituto ficava guardada em estantes antigas e inadequadas. Devido à desorganização, parte desse material sofreu desgaste. Com a aquisição de arquivos deslizantes, a estrutura melhorou consideravelmente e, agora com a digitalização desses documentos, as futuras gerações terão acesso, em qualquer tempo e lugar, ao patrimônio histórico-cultural do Rio Grande do Norte.
O convênio com a Assembleia Legislativa vai permitir que o rico acervo do instituto seja acessado por estudantes, pesquisadores e pelo público em geral. Uma parte dos recursos foi destinada por meio de emendas parlamentares e o repasse por parte do Executivo está sendo aguardado. “Nossa intenção é, primeiro, evitar o contato manual com esse material; depois, que a pessoa possa acessar os documentos de casa ou de onde estiver”, resume o presidente da Assembleia Legislativa. Os gestores ou fiscais do convênio com o IHGRN são os servidores Plínio Sanderson Saldanha Monte e Voltaire Maia Fraga de Holanda, ambos do Legislativo potiguar.
NO LEGISLATIVO, DIGITALIZAÇÃO TEM SEQUÊNCIA
Na Assembleia Legislativa, trabalho semelhante foi iniciado em 2016, envolvendo um vasto material bibliográfico, audiovisual, sonoro, informático e cartográfico, contemplando do ano 1909 até os dias atuais. Os documentos estão sendo levantados e irão passar por um processo de catalogação e digitalização, possibilitando sua pesquisa pelas atuais e futuras gerações de norte-riograndenses. São mais de 100 anos de história que estão sendo resgatados pela Assembleia Legislativa do Rio Grande do Norte.
A equipe de servidores está se dedicando ao resgate de documentos administrativos, fitas cassete, fitas VHS, mapas, CDs, entre outros registros. O trabalho vem sendo realizado por ordem cronológica decrescente, através da Divisão de Protocolo e Arquivo, vinculado ao Núcleo de Arquivo, da Diretoria Administrativa e Financeira da Casa.
Até agora foi concluído o trabalho com documentos de 2016 até 2010 e, para isso, os servidores se capacitaram no curso de Gestão Documental oferecido em parceria com a UFRN. O primeiro passo foi a higienização e organização dos documentos, para que não sejam danificados. As regras seguem as mesmas normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), do Ministério da Justiça, vinculado ao Arquivo Nacional.
Com a digitalização de seus acervos, 180 anos depois, a Assembleia Legislativa do Rio Grande do Norte começa a dar um grande passo para a modernidade.
ALRN
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